Comment fonctionne la gestion des emails ?

 

Gérer les invitations par mail : 

La gestion des emails permet à un administrateur :

  • D'inviter les participants
  • De relancer les non inscrits 
  • D'envoyer les modalités de connexions aux inscrits afin de leur faciliter l’accès le jour de l’événement

 

Au préalable

 

Avant de pouvoir utiliser la gestions des emails, il vous faut ajouter la liste de vos invités (1) et paramétrer votre page de garde (2).

 

1) Ajouter la liste de vos invités :

La première étape va être d'ajouter la liste de vos invités, qui seront les futurs destinataires de vos emails. 

Pour cela, rendez-vous dans la section Configurer > Paramètres > Participants. Pour réussir cette étape, nous vous invitons à suivre cet article : Comment ajouter des participants à mon événement ? 

 

2) Configurer votre page de garde :

Ensuite, avant de faire partir vos emails, il vous faut configurer votre page de garde, sur laquelle pourront s'inscrire vos participants.

De plus les informations renseignées sur cette page (date, heure...) seront automatiquement utilisées dans le contenu de vos emails. 

Pour cela nous vous invitons à lire cet article : Comment configurer la page de garde ?

Un fois votre page de garde configurée, vous allez pouvoir inviter vos participants sur votre Wiz.

 

Pour gérer les emails : 

 

Pour paramétrer et programmer vos envois d'emails, rendez-vous dans la section Configurer > Modules > Gestion des emails

Ce module vous propose une série d'emails pré-paramétrés que vous pouvez modifier selon vos besoins.

Une fois préparés, vous pourrez paramétrer leur mode d'envoi (automatique en fonction d'une action ou à une date et heure fixe).

 

Modifier un email 

 

Pour chaque mail, un texte par défaut vous sera proposé, mais vous pourrez le personnaliser en cliquant directement dessus.

  1. Cliquez sur les 3 petits points
  2. Puis sur "modifier"6.png
  3. Vous pourrez ensuite personnaliser le sujet de votre mail7.png
  4. Et vous pourrez également modifier le corps de votre mail8.png
  5. Vous pourrez tester votre envoi grâce à un email test9.png

Programmer un email

Pour chaque mail, une option d'envoi vous sera proposé par défaut, mais vous pourrez également choisir de personnaliser la date et l'heure.

  1. Cliquez sur la liste déroulante1__5_.png
  2. Choisissez l'option "personnalisée"1__6_.png
  3. Personnalisez votre date et votre heure d'envoi1__7_.png

 

 

Les types de mails disponibles, leur fonction et leurs modes d'envoi disponibles

1. Les mails d'invitation 

 

Mail et sujet À qui ? Quand ? Actions proposées

Invitation : 

Nom de votre Wiz 🚀 : Faites partie de l'aventure

  • À tous vos participants
  • L'envoi de ce mail peut être personnalisé (vous choisissez donc quand vous souhaitez le programmer).

  • L'envoi de ce mail peut être automatique : il peut être envoyé directement dès que vous ajoutez vous-même les adresses mails dans "paramètres" > "participants" > "ajouter", et que vous choisissez de notifier vos participants.
  • Oui, je viens
  • Non, je ne viens pas

Relancer l'invitation :

Nom de votre Wiz 🚀 : Faites partie de l'aventure

  • À tous les participants n'ayant pas répondu à votre premier mail d'invitation

  • À tous vos participants
  • L'envoi de ce mail ne peut être que personnalisé (vous choisissez donc quand vous souhaitez le programmer).
  • Accéder à l'événement

Confirmation d'inscription : 

👋 Bienvenue à l'événement : Nom de votre Wiz

  • À tous les participants ayant répondu "oui, je viens" à votre premier mail d'invitation

  • À tous vos participants
  • L'envoi de ce mail peut être personnalisé (vous choisissez quand vous souhaitez le programmer).

  • L'envoi de ce mail peut être automatique : le mail peut être envoyé directement dès que vos participants acceptent votre invitation.
  • Accéder à l'événement

 

2. Les mails de rappels 

 

Mail et sujet À qui ? Quand ? Actions proposées

Rappel 24h avant :

J-1 avant Nom de votre Wiz !

  • À tous les participants ayant répondu "oui, je viens" à votre premier mail d'invitation

  • À tous vos participants
  • L'envoi de ce mail peut être personnalisé (vous choisissez donc quand vous souhaitez le programmer.)
  • L'envoi de ce mail peut être automatique 24 heures avant votre événement.
  • Accéder à l'événement

Rappel 10 minutes avant : 

🎬 Nom de votre Wiz va commencer

  • À tous les participants ayant répondu "oui, je viens" à votre premier mail d'invitation

  • À tous vos participants
  • L'envoi de ce mail peut être personnalisé (vous choisissez donc quand vous souhaitez le programmer)
  • L'envoi de ce mail peut être automatique 10 minutes avant votre événement.
  • Accéder à l'événement

 

3. Les compte-rendus

Attention ! 

Pour cette partie après votre événement, il est nécessaire de rendre public votre rapport avant de le partager.

Pour cela, rendez-vous dans Configurer > Analyser > Rapport.

Cliquez ensuite sur "partager" en haut à droite de votre écran, et rendez le rapport d'activité disponible.

Mail et sujet À qui ? Quand ? Actions proposées

Ayant participé :

Nom de votre Wiz est terminé, voici le compte-rendu.

  • À tous les participants ayant répondu "oui, je viens" à votre premier mail d'invitation

  • À tous les participants qui n'ont pas répondu à l'invitation
  • L'envoi de ce mail peut être personnalisé (vous choisissez donc quand vous souhaitez le programmer).
  • L'envoi de ce mail peut être automatique 3 heures avant votre événement.
  • Accéder aux statistiques

N'ayant pas participé :

Nom de votre Wiz est terminé, voici le compte-rendu.

  • À tous les participants ayant répondu "non, je ne viens pas" à votre premier mail d'invitation

  • À tous les participants qui n'ont pas répondu à l'invitation
  • L'envoi de ce mail peut être personnalisé (vous choisissez donc quand vous souhaitez le programmer).

  • L'envoi de ce mail peut être automatique 3 heures avant votre événement.
  • Accéder aux statistiques

 

Tous les liens présents dans les emails, et qui renvoient vers votre page de garde on une fonctionnalité permettant d'éviter à vos participants d'avoir à s'inscrire et de se créer un compte. 

Il s'agit d'un lien unique et propre à chaque participant, permettant de l'identifier uniquement avec son adresse mail.